Produktywny dzień zaczyna się poprzedniego wieczoru

Układanie szczegółowego planu dzień wcześniej to jeden z tych life-hacków, które jakimś cudem mi umknęły, mimo że to nic innego jak zdrowy rozsądek.

W ciągu ostatnich miesięcy spędziłem sporo czasu studiując i wypróbowując różne techniki planowania. Pominę tu stosowanie systemów, typu GTD czy time-blocking, bo to temat na zupełnie inny artykuł. Dziś chciałbym się skupić na tym, kiedy planowanie jest najskuteczniejsze.


Po co w ogóle planować?

Dziwne pytanie, prawda? Sam zadawałem je sobie jeszcze całkiem niedawno. Korzystając ze „swobody” jaką daje freelance, bardzo luźno podchodziłem do zarządzania swoimi zadaniami i czasem. Zawsze mniej więcej wiedziałem co w danym dniu powinienem zrobić.

By failing to prepare, you are preparing to fail.

Benjamin Franklin

Pamiętałem o najważniejszych największych projektach i najcenniejszych najbardziej uporczywych klientach.

No właśnie. Pamiętałem. Ludzki mózg jest świetny w przetwarzaniu informacji, ale nie w zapamiętywaniu. Nasz najważniejszy organ jest zdecydowanie lepszym procesorem niż dyskiem twardym.

Pamiętając o zadaniach, klientach, projektach, spotkaniach zajmujemy zasoby, które moglibyśmy zużyć na projektowanie, pisanie, programowanie – faktyczną pracę.

Dlatego zacząłem planować każdy dzień bardzo szczegółowo. Sytuacja zdecydowanie się poprawiła. Wciąż jednak miałem wrażenie, że jest miejsce na poprawki.


Dlaczego planuję dzień wcześniej?

Przez długi czas każdy dzień rozpoczynałem od kilkuminutowej sesji planowania. Wypisywałem sobie wszystko to co miałem danego dnia zrobić, następnie układałem zadania w kolejności. Szybko okazało się, że dużo lepszym rozwiązaniem jest planowanie poprzedniego dnia.

Dlaczego?

Poranki zarezerwowane są na pracę głęboką

Zadania, które w ciągu dnia mam do wykonania można podzielić na dwie grupy. Te wymagające ciszy, skupienia i większego zaangażowania czyli tzw. praca głęboka (projektowanie, pisanie, programowanie) oraz te, które tego skupienia nie wymagają, tzw. praca płytka (maile, telefony, spotkania).

Planowanie, w moim przypadku, należy do tej drugiej grupy.

Kiedy zacząłem wstawać o 5:15 rano, szybko okazało się że pierwsze godziny dnia są dla mnie tymi najbardziej produktywnymi. Jestem wtedy najbardziej zmotywowany i kreatywny. Od tamtej pory bronię tego czasu jak tylko mogę przed pracą płytką.

Przesunąłem planowanie na popołudnie dnia poprzedniego – czas, kiedy na pracę głęboką i tak nie mam już szans. Jest dużo lepiej, bo…

Łatwiej zacząć pracę mając przed sobą plan

Kiedyś moim porankom towarzyszyło uczucie niepewności. Wiedziałem, że mam mnóstwo rzeczy do zrobienia, ale nie byłem w stanie określić co konkretnie muszę zrobić.

Dziś, kiedy rano siadam do pracy mam przed sobą dokładny plan całego dnia. Nie muszę zastanawiać się za co zabrać się najpierw, które z zadań jest najważniejsze, który klient czeka na mojego maila, ani o której powinienem skończyć prace, żeby zdążyć z dzieckiem na dodatkowe zajęcia.

Wszystko to przygotowałem sobie dzień wcześniej. Jedyne co mi pozostało to wziąć się do pracy. Żadnych wymówek.

I tak powinno być. Należy bowiem pamiętać, że…

Planowanie to jedna z form prokrastynacji

Często łapałem się na tym, że rano zaczynałem planować zamiast wziąć się do roboty. Kiedy plan był już gotowy, zabierałem się za jego dopieszczanie. Czas upływał błogo na tagowaniu zadań i grupowaniu ich w projekty.

Mijały cenne minuty, a ja powoli zaczynałem nabierać poczucia winy z powodu zmarnowanego poranka. Dużo lepiej jest kiedy…

Planuję na spokojnie po pracy

Kiedy układanie planu na kolejny dzień jest ostatnią pozycją na liście zadań, nie ma znaczenia czy zajmie 5 czy 50 minut. Mogę swobodnie oddać się tagowaniu, grupowaniu i innym formom dopieszczania harmonogramu, bez poczucia że planowanie kradnie czas przeznaczony na coś innego. Planowanie pod koniec dnia mnie odpręża.

I tu dochodzimy chyba do najważniejszego punktu…

Planując zamykam dzień w biurze

Moja codzienna, popołudniowa sesja planowania zamyka dzień pracy. To ostatnie zadanie służbowe jakie danego dnia wykonuje (a przynajmniej bardzo się staram).

To rytuał zakończenia. Bardzo potrzebny, jeśli tak jak ja, masz problem z wyjściem z biura bo zawsze jest coś jeszcze do zrobienia.

Kiedy zdarza mi się pominąć układanie planu na kolejny dzień, łapię się na tym, że resztę popołudnia i cały wieczór krążę myślami wokół jutrzejszych zdań i projektów. Widzi to żona, czuje to dziecko. Mimo tego, że przecież staram się spędzić czas z najbliższymi, jestem nieobecny.

Teraz, ułożony plan pozwala mi zupełnie odciąć się od pracy aż do następnego poranka.

Mimo wszystko jednak jestem pewny, że moja żona potrafiłaby bezbłędnie wskazać, kiedy nie udało mi się zaplanować kolejnego dnia.


Zaplanuj jutro jeszcze dziś

Jeszcze dziś zaplanuj sobie jutrzejszy dzień.

  1. Wypisz wszystkie zadania, które jutro musisz zrobić i wszystkie spotkania, na których musisz się pojawić. Rzeczywiście skup się na tym przez 20-30 minut.
  2. Ułóż wszystko w kolejności, tak abyś wiedział za co masz się zabrać najpierw i jaki będzie kolejny krok.
  3. Jeśli plan przygotowujesz na komputerze, wydrukuj go i połóż w miejscu, w którym zazwyczaj zaczynasz dzień, np. na biurku lub na stole w kuchni.

Sprawdź, jak wpłynęło to na Twoją produktywność następnego dnia.