Jak wprowadzać w życiu drobne usprawnienia metodą Kaizen

Dlaczego masz problem z wprowadzeniem zmian w swoim życiu i w jaki sposób ten problem pokonać?

Pewnego dnia dochodzisz do wniosku, że musisz coś wreszcie zrobić ze swoim życiem. Nie może być przecież tak, że zapracowujesz się na śmierć, a miliona na koncie jak nie było tak nie ma. Trzeba się też wziąć za siebie, zacząć się ruszać i zrzucić parę kilogramów. Fajnie byłoby też nauczyć się czegoś nowego, może przeczytać kilka książek? Musisz przestać przesiadywać przed komputerem po nocach.

No i rodzina… zdecydowanie za mało czasu spędzasz z rodziną.

Nadchodzi ten moment przełomowy. Moment decyzji o zmianie. Postanowienie poprawy. Długo planujesz co się zmieni i jak. Snujesz plany treningów, rozwoju firmy. Wytyczasz drogę do awansu. Nastawiasz budzik na 5:30, żeby godzinę później, jeszcze przed pracą być na siłowni. Robisz zakupy w sklepie ze zdrową żywnością. I na koniec obiecujesz sobie, że od tej pory o 17:30 będziesz w domu, dostępny dla najbliższych. Codziennie.

To będzie wspaniała przemiana. I jest. Przez kilka dni.

Następnie z zupełnie nieznanych Ci powodów poszczególne postanowienia zaczynają się wykruszać. Nadchodzi ta noc, której połowę spędzasz przed komputerem, więc najpierw wracasz do nawyku wciskania przycisku „drzemka” przez 90 minut każdego ranka. Siłownia przestaje być po drodze. Zaczynasz pracować w starym, morderczym trybie. Zamiast brokułów i gotowanego kurczaka na lunch pochłaniasz cokolwiek, byle szybko i skutecznie zaspokoić głód nie dbając o kalorie. A czasu z rodziną spędzasz jeszcze mniej niż wcześniej.

Wszystko wraca do stanu sprzed dobrej zmiany i tkwi w nim aż do momentu, kiedy znów będziesz miał dość i postanowisz, że od jutra… zmieniasz wszystko.

I tak jest za każdym razem. Dlaczego?


Wielkie zmiany są przytłaczające

Należy mierzyć wysoko, mówią. Właściwie każdy guru produktywności, oraz coach od osiągania sukcesu zapewnia, że aby coś w życiu osiągnąć potrzebna jest rewolucja, a zmiany muszą być znaczące i odważne.

Takie podejście jest bardzo kuszące, bo w momencie kiedy decydujesz się na zmianę, sprawy prawdopodobnie zaszły już tak daleko, że najchętniej wywróciłbyś życie do góry nogami. Problem w tym, że te wielkie, rewolucyjne i odważne zmiany są przytłaczające.

Po kilku dniach wysiłku wracasz do punktu wyjścia. Jakby tego było mało, dochodzi jeszcze poczucie porażki i świadomość tego, że znów się nie udało.

Nie tędy droga. Potwierdzają to statystyki. Często jako okazję do rewolucyjnych zmian traktujemy postanowienia noworoczne. Jak się to sprawdza? Większość ludzi porzuca postanowienia już 12 stycznia.

Zamiast skakać na głęboką wodę, żeby po chwili ledwo łapiąc oddech dochlapać się do brzegu, warto w zmianę wchodzić powoli. Najpierw delikatnie zamoczyć stopę, później wejść po kostki, kolana, a o zanurzeniu się po szyję pomyśleć za jakiś czas.

Ale nie o samą skalę zmiany chodzi. W swoich postanowieniach skupiamy się często nie na tym na czym powinniśmy, zupełnie omijając źródło problemu.


Zamiast wielkiej zmiany

W książce Atomic Habits, James Clear przytacza historię reprezentacji Wielkiej Brytanii w kolarstwie. Brytyjczycy zupełnie nie liczyli się w tej dyscyplinie. Od 1908 roku zdobyli zaledwie jeden złoty medal na igrzyskach, a przez 110 lat żaden z Wyspiarzy nie wygrał Tour de France.

Zespół edwidentnie potrzebował wielkiej zmiany, rewolucji.

W 2003 roku sztab zatrudnił Dave’a Brailsforda. Zamiast skakać na głęboką wodę i próbować znacząco poprawić najważniejsze statystyki swoich zawodników Brailsford przyjął zupełnie inną strategię. Postanowił wprowadzać małe, prawie niezauważalne zmiany w różnych obszarach.

I tak zamiast wyciskać siódme poty z kolarzy, sztab przeprojektował siodełka, aby były wygodniejsze. Zawodnicy zaczęli nosić podgrzewane spodnie aby utrzymać właściwą temperaturę mięśni podczas wyścigu. W tunelu aerodynamicznym przetestowano różnego rodzaju materiały, z których wykonane są stroje po czym wybrano ten najlżejszy i najbardziej aerodynamiczny.

Testowano nawet wpływ różnego rodzaju żeli do masażu sprawdzając, który z nich regeneruje mięśnie najszybciej. Zatrudniono chirurgów, którzy nauczyli kolarzy jak myć ręce aby zmniejszyć ryzyko złapania przeziębienia. Dla każdego z zawodników indywidualnie dobierano poduszki i materace, tak aby jakość ich snu była jak najlepsza.

Jaki był efekt tych i setek innych drobnych zmian i ulepszeń? W 2008 roku Brytyjscy kolarze zdominowali igrzyska w Pekinie zdobywając 60% złotych medali. 4 lata później w Londynie ustanowili 9 rekordów igrzysk i pobili 7 rekordów świata.

Nieźle, jak na serię drobnych poprawek.


Diabeł tkwi w szczegółach

Zmiana nie jest jednorazowym zdarzeniem a procesem. Nie łudź się, że znajdziesz cudowny system, który jednym strzałem pomoże Ci podwoić dochody, schudnąć, naprawić relację z najbliższymi czy zdobyć mistrzostwo w kolarstwie.

Brailsford nie szukał jednego, cudownego sposobu na zwiększenie prędkości swoich kolarzy. Nie wymagał od zawodników, aby trenowali 3x więcej. Zamiast tego znalazł setki drobnych usprawnień w innych obszarach. I to te drobne, łatwe do wdrożenia poprawki poprowadziły drużynę do olimpijskiego złota.

Dawno temu potrafiłem spędzić pół tygodnia na poszukiwaniu i wdrażaniu nowego systemu zarządzania zadaniami będąc przekonanym, że dzięki temu nadrobię zaległości. Szukałem tej jednej jedynej wskazówki, która uratuje moją produktywność. Wydawało mi się, że potrzebuję rewolucji.

Tymczasem powodem moich problemów z produktywnością nie był system zarządzania zadaniami, a dziesiątki małych błędów, które popełniałem w zupełnie innych obszarach swojego życia.

Zacząłem stosować metodę Kaizen.


Czym jest metoda Kaizen?

Metoda Kaizen została opracowana w Japonii. Polega na ciągłym, stopniowym ulepszaniu mającym poprawić proces np. produkcji samochodów. Między innymi dzięki jej stosowaniu auta marki Toyota uznawane są za niezawodne.

Metoda Kaizen to zupełne przeciwieństwo tego co stosuje większość z nas przy noworocznych postanowieniach, lub po prostu chcąc poprawić swoją produktywność, zdrowie, relacje z najbliższymi.

Zamiast wprowadzania rewolucji, Kaizen skupia się na drobnych, łatwych do wprowadzenia poprawkach. Te po skumulowaniu prowadzą niejednokrotnie do spektakularnych efektów (jak w przypadku reprezentacji Wielkiej Brytanii w kolarstwie).

Małe zmiany, które wchodzą w nawyk są dużo skuteczniejsze niż wielkie, ale jednorazowe przedsięwzięcia.


Odrobinę lepiej każdego dnia

Zamiast skupiać się na wdrażaniu zupełnie nowego systemu zarządzania zadaniami zacząłem szukać małych błędów, które szkodziły mojej produktywności, a które popełniałem właściwie codziennie. Po kolei, każdego dnia wprowadzałem drobne usprawnienia:

  1. Zacząłem planować dzień poprzedniego wieczoru.
  2. Przestawiłem budzik o kilka minut wstecz
  3. Ustaliłem kiedy zajmuję się pracą głęboką, a kiedy pracą płytką.
  4. Wprowadziłem rytuał kończenia dnia pracy.
  5. Wyłączyłem powiadomienia w telefonie.
  6. Kładę się spać wcześniej.
  7. Zacząłem robić regularne przerwy w pracy.
  8. … i wiele innych, na pierwszy rzut oka – banalnych zmian.

Samego sposobu w jaki zarządzam zadaniami nawet nie tknąłem, a mimo to produktywność wystrzeliła w górę. Efekty były na tyle satysfakcjonujące, że tę samą metodę z powodzeniem zastosowałem w innych obszarach swojego życia: finansach, zdrowiu, relacjach z rodziną.

Proces usprawnień nigdy się nie kończy. Błędy, które znajduję dziś są coraz drobniejsze, ale mam świadomość, że w grupie mogą mocno namieszać w moim dniu.


Co i jak zmieniać?

Już wiesz, że wielkie, odważne zmiany są przytłaczające. Kluczem jest więc zmniejszenie rozmiarów tej zmiany, tak aby wszelkie wymówki brzmiały absurdalnie.

Następnym razem, kiedy uznasz że coś w Twoim życiu wymaga totalnej rewolucji (na którą i tak zapewne zabraknie Ci samodyscypliny) zastanów się jaka jest najmniejsza rzecz jaką mógłbyś zrobić jeszcze dzisiaj, aby zbliżyć się do celu.

Chcesz schudnąć?

Pierwsza myśl: rygorystyczna dieta i mordercze treningi – duża, odważna zmiana. Pytanie ile wytrzymasz w takim trybie?

A gdyby zamiast diety, pierwszym krokiem było zrezygnowanie ze słodzonych napojów, które normalnie popijasz do obiadu na rzecz wody mineralnej? Nie ze słodkich napojów zupełnie, a tylko z tej jednej szklanki przy obiedzie. To już nie brzmi tak strasznie.

Chcesz więcej czytać?

Pierwsza myśl: 52 książki w roku! To bardzo fajne, ambitne wyzwanie. To też wyzwanie, z którego prawdopodobnie zrezygnujesz bardzo szybko. Zamiast tego postanów, że będziesz czytać jedną stronę dziennie. Zajmie Ci to 1-2 minuty. Nie sposób się od tego wymigać.

Chcesz lepiej spędzać czas z dziećmi?

Pierwsza myśl: może urlop i wspólna wycieczka? Wspaniały pomysł, ale to jednorazowy strzał. A może kiedy bawisz się z dziećmi, zostawiaj telefon w łazience. Albo przynajmniej wyłącz powiadomienia. To dwa ruchy palcem.


Znajdź jedną drobną zmianę, wymagającą od Ciebie absurdalnie małego wysiłku. Ta zmiana musi być tak mała, że wymiganie się od niej ma być dosłownie niemożliwe. Jeśli nie dasz rady zmusić się do jej wprowadzenia, to znaczy, że nie jest wystarczająco drobna.

Pamiętaj, że Kaizen to niekończący się proces, dlatego aby zobaczyć efekty, po wdrożeniu jednego usprawnienia szybko poszukaj kolejnego.