Większość sposobów na podniesienie produktywności wymaga czasu, dyscypliny i narzędzi. Getting Things Done na przykład to skuteczny i bardzo dopracowany system, ale instrukcja do niego ma ponad 400 stron.
Jeśli masz czas na wdrożenie GTD, polecam! Jeśli nie, czytaj dalej.
Istnieje bowiem ponad stuletnia metoda, która doskonale sprawdza się również dzisiaj. Jedyne czego potrzebujesz to kartka papieru i 10 minut.
Dawno, dawno temu…
Był rok 1918, kiedy Charles M. Schwab – prezes Bethlehem Steel Corporation, postanowił zatrudnić konsultanta od produktywności. Potrzebował kogoś, kto podniesie efektywność jego pracowników. Tym konsultantem był Ivy Lee.
Lee zaoferował pomoc za darmo. Efekty wdrożenia jego metody były jednak tak spektakularne, że Schwab wypisał jej autorowi czek na $25.000 (równowartość dzisiejszych $400.000).
Na czym polega metoda Ivy Lee?
Metoda opisana poniżej to dowód na to, że często najprostsze rozwiązanie potrafi być zaskakująco skuteczne. Co takiego Lee przekazał pracownikom Bethlehem Steel Corporation? Oto jego instrukcje:
- Wieczorem wypisz to co masz zrobić następnego dnia.
- Z tak utworzonej listy zadań wybierz maksymalnie 6 najważniejszych.
- Przepisz je na osobną kartę ustawiając w kolejności według priorytetu (najważniejsze na górze).
- Następnego dnia zacznij od zadania pierwszego na liście. Nie przechodź do kolejnego, dopóki nie skończysz poprzedniego.
- Jeśli pod koniec dnia na liście wciąż będą nieukończone zadania, przenieś je na górę listy na kolejny dzień i dopisz nowe zadania tak aby lista znów zawierała maksymalnie 6 pozycji.
- Powtarzaj codziennie.
Dlaczego metoda Ivy Lee jest skuteczna?
Przede wszystkim dlatego, że możesz ją wdrożyć dzisiaj. Nie potrzebujesz niczego oprócz kartki papieru i 10 minut wieczorem. Poza tym, Metoda Ivy Lee…
Zabija prokrastynację
Jednym z powodów odkładania rzeczy na później jest stwierdzenie “nie wiem za co się zabrać”. Kiedy korzystasz z metody Ivy Lee, siadając do pracy masz przed sobą gotową listę. Wiesz dokładnie od czego zacząć – od pierwszego zadania.
Wykorzystuje siłę papieru
Moim zdaniem do planowania dnia kartka papieru sprawdza się lepiej niż jakakolwiek aplikacja. Zadań raz spriorytetyzowanych nie da się przetasować. Papier nie wybacza. Nie ma tu klawisza backspace ani delete. Zapisałeś – musisz zrobić. Zadanie samo z siebie nie zniknie.
Zmusza do priorytetyzowania
Uważam, że narzucanie sobie ograniczeń jest jedną z lepszych metod organizacji.
Nikt nie musi jutro zrobić dwudziestu ważnych rzeczy. To że możesz wybrać maksymalnie 6 zadań na dany dzień sprawia, że wybierzesz te, które faktycznie są najważniejsze.
Nie zasypiesz listy trzydziestoma pierdołami, których jedynym celem jest przyjemne uczucie skreślenia ich z listy.
Zmniejsza zmęczenie decyzyjne
Każda decyzja, którą podejmujesz wyczerpuje twoją siłę woli. Według badań, im więcej decyzji masz do podjęcia, tym większe zmęczenie decyzyjne i mniej “zasobów” do zmotywowania się do faktycznej pracy.
Opisywana metoda eliminuje decyzje o tym nad czym powinieneś pracować. Tu nie ma wyboru i niepotrzebnych rozmyślań.
Eliminuje multitasking
Badania wielokrotnie dowiodły, ze multitasking nie działa. Przeskakiwanie między zadaniami – choć wygląda na produktywne – przynosi więcej szkód niż korzyści.
Średnio 23 minuty potrzebujesz aby w pełni “wrócić” do wymagającego skupienia zadania i na nowo poświęcić mu całą swoja uwagę.
Metoda Ivy Lee “zabrania” zabierania się za kolejne zadanie zanim nie skończysz poprzedniego. Na multitasking nie ma tu po prostu miejsca.
Kto by pomyślał, że w czasach zaawansowanych aplikacji do zarządzania zadaniami najprostszą i niezwykle skuteczną metodą podniesienia produktywności będzie wypisanie 6 zadań na kartce papieru.
Bez przypomnień, geolokalizacji, wyszukiwania i wibracji.
Jeśli masz problem z zaplanowaniem swojego dnia, zamiast szukać zawiłych rozwiązań, pobierz arkusz PDF, który przygotowałem, wydrukuj go i wypisz 6 zadań, które masz zrobić jutro.