Cyril Northcote Parkinson, brytyjski historyk, ekspert w sprawach administracji. Zasłynął książkami o rozroście biurokracji. Sformułował kilka praw, które dziś funkcjonują jako Prawa Parkinsona. Jednym z nich jest Prawo Trywialności Parkinsona. Na czym polega i jak ma się do twojej produktywności?
Czas spędzony na rozpatrywaniu jakiegoś zagadnienia jest odwrotnie proporcjonalny do kwoty o jaką chodzi.
W jednej ze swoich prac Parkinson przytacza zebranie rady finansowej fikcyjnego przedsiębiorstwa. W planie narady znalazły się trzy punkty:
- Omówienie planów reaktora atomowego. Wartość: £10.000.000
- Decyzja w sprawie budowy schowka na rowery dla personelu biurowego. Wartość: £350
- Dyskusja na temat budżetu na roczny zapas napojów dla członków komitetu. Wartość: £21 rocznie.
Temat planów budowy reaktora zakończył się po 2,5 minuty dyskusji. Kwota £10m była zbyt duża do ogarnięcia dla większości członków rady. Sam plan budowy – zbyt techniczny. Mimo, że jeden z zebranych miał pomysł na ulepszenie planu, szybko został pozbawiony głosu przez resztę.
Co innego schowek na rowery. £350 to kwota, którą każdy potrafi sobie wyobrazić. Większość ludzi wie również jak mniej więcej taki schowek wygląda. Debata trwała więc w najlepsze. Zebrani próbowali przeforsować swoje pomysły. Kłócili się o materiały, z jakich wykonać dach schowka i wiele innych szczegółów. Ten punkt zebrania pochłonął 45 minut. W efekcie udało się zaoszczędzić £50. Imponujący wynik, prawda?
A ile zajął punkt trzeci? Sprawa zapasu kawy dla członków komitetu okazała się kluczowa. O kawie każdy z zebranych mógł coś powiedzieć. Jak kawę przyrządzać? Którą odmianę kupować? Czy w ogóle kupować? Dyskusja trwała 1 godzinę i 15 minut. Decyzja jednak nie zapadła. Członkowie rady zlecili sekretarce dogłębny research w tej sprawie. Temat zostanie poruszony na kolejnym zebraniu.
Dlaczego Prawo Trywialności Parkinsona działa?
Im bardziej błaha sprawa, tym więcej mamy do powiedzenia. Tym więcej osób może dany temat poruszyć. Każdy ma pojęcie o kawie. Prawie nikt nie może popisać się wiedzą na temat reaktorów atomowych.
W swojej karierze odbyłem kilka takich narad z klientami (nie o reaktorach, a o internetowych przedsięwzięciach). Absolutnie wszystkie kończyły się wielogodzinną dyskusją na tematy zupełnie nieznaczące, typu „z jakiego adresu powinniśmy wysyłać mailowe notyfikacje”.
Odwlekasz to co masz zrobić? 😬
Wiesz co masz zrobić. Nie robisz. A potem masz wyrzuty sumienia, że nie robisz tego co powinieneś? Dowiedz się jak przestać prokrastynować i skutecznie pokonywać wewnętrzny opór przed działaniem.
Prawo Trywialności Parkinsona a produktywność
Jeśli chwilę się nad tym wszystkim zastanowić, to prawo trywialności po kilku zmianach można byłoby bez problemu odnieść do produktywności:
Czas spędzony na pracy nad jakimś zadaniem jest odwrotnie proporcjonalny do jego istotności.
A to, panie i panowie nic innego jak kwintesencja prokrastynacji.
Trwające ponad dwie godziny zebranie pozwoliło zaoszczędzić £50 na budowie schowka na rowery. Większość czasu przebimbano na rozmowach o kawie. Jak ma się to do kwoty £10m? Kluczowy temat zebrania został właściwie pominięty.
Zajmowanie się pierdołami sprawia wrażenie bycia zajętym. Członkowie zebrania mieli zapewne poczucie dobrze spędzonego czasu. W końcu debata była burzliwa. Tyle, że to pseudo produktywność. Nie ma nic wspólnego z efektywnością.
A to efektywność właśnie powinna nas interesować. O efektywności sporo przeczytać można w książkach P.F. Druckera. Ich przesłanie zawrzeć mógłbym w jednym zdaniu: Nie istotne jest ile zrobisz, ale co zrobisz.
Jak nie dać się Prawu Trywialności?
Po pierwsze należy przejrzeć listę swoich zadań i zdać sobie sprawę jak wiele z nich nie ma żadnego znaczenia. Ich brak na liście nie wywołałby żadnych konsekwencji. Ich prawdziwym przeznaczeniem jest odwodzić nas od pracy nad tym co ważne. Dlatego wszystkie te błahe pierdoły można po prostu usunąć.
Po drugie, jasno określić swoje cele. A następnie każdego poranka zadać sobie pytanie: „Jaka jest jedna, najważniejsza rzecz, którą mogę dziś zrobić i która najbardziej przybliży mnie do wybranego celu.” Dzień pracy powinien zacząć się od tego zadania właśnie.
Moim celem jest opublikowanie 52 artykułów na blogu w ciągu roku. Do tego celu nie przybliży mnie ani wybieranie najlepszego edytora tekstu, ani komponowanie playlist na Spotify do pracy w skupieniu, ani dobór odpowiedniego fontu na blogu. To wszystko nie ma znaczenia. Jedyne co naprawdę powinienem robić aby obrany cel osiągnąć to… pisać.
Proste, prawda? Bardzo logiczne.
Ale to tu właśnie prawo trywialności daje o sobie znać. Mimo kilku godzin „pracy”, pod koniec dnia nie będę ani jedno słowo bliżej od napisania 52 artykułów, jeśli nie będę… pisać.
Tak jak dużo łatwiej jest rozprawiać o gatunkach kawy niż dyskutować na temat planów budowy reaktora atomowego, tak dużo łatwiej jest konfigurować edytor tekstu niż po prostu pisać.
Gdyby moim celem był półmaraton (a to ambitny cel biorąc pod uwagę, że nie biegałem od podstawówki), czas spędzony na dobieraniu butów, stroju, słuchawek sportowych i ustalaniu tras byłby czasem zmarnowanym. Jedyne co tak naprawdę się liczy to liczba przemierzonych kilometrów.
Czy to znaczy, że mam biegać w klapkach i dżinsach? Nie. Ale odpowiedź na pytanie „Jaka jest jedna, najważniejsza rzecz, którą mogę dziś zrobić i która najbardziej przybliży mnie do przebiegnięcia półmaratonu.” to „trening” – i to na tym powinienem się skupić najpierw. Lepsze buty i ciekawsza trasa mogą pomóc, ale nie mogą zastąpić tego co faktycznie zbliża mnie do celu.
Uświadomienie sobie jak mało znaczące są zadania, które zajmują ci większość czasu to ważny krok na drodze do poprawienia twojej produktywności efektywności. Na koniec dnia i tak liczy się nie to ile, ale to co zrobiłeś.
Dlatego pracuj nad tym co ważne.