Jak osiągnąć Inbox Zero

Zaczęło się od jednej wiadomości 48 lat temu. W 1971 roku, w Cambridge, Massachusetts, Ray Tomlinson wysłał pierwszego maila… do siebie.

Dziś pracownik biurowy otrzymuje średnio 120 i wysyła 40 wiadomości dziennie. Połowa to spam, głównie z Chin, Rosji i USA. Nadmierne sprawdzanie maili kosztuje nas 21 minut dziennie. Średnio sprawdzamy pocztę co 37 minut lub 15 razy dziennie. Pełen maili inbox to koszt 27 minut zmarnowanych każdego dnia.

Nic dziwnego, że e-mail to jeden z największych złodziei czasu. Według analizy McKinsey, złe zarządzanie pocztą potrafi zająć 2,6 godziny każdego dnia. Jeśli chcesz poprawić produktywność – Twoja skrzynka pocztowa to dobre miejsce, żeby zacząć.

Dla kogo jest ten tekst?

Dla freelancerów, przedsiębiorców, grafików, programistów, copywriterów, konsultantów i marketerów. Dla wszystkich nas, których praca nie polega na sprawdzaniu poczty, a mimo to e-mail kradnie nam całkiem spory kawałek dnia.

Jeśli jednak poczta elektroniczna stanowi Twoje główne narzędzie pracy to ten tekst nie jest dla Ciebie. Jeśli pracujesz w obsłudze klienta (support, recepcja, sprzedaż) i czas reakcji na wiadomość jest kluczowy – możesz skończyć czytać w tym miejscu.

Jeśli nie pracujesz “przy komputerze”, a swoją skrzynkę sprawdzasz raz na kilka dni (znam zadziwiająco wiele takich osób) wskazówki w tym tekście do niczego Ci się nie przydadzą.

Inbox Zero. Codziennie.

Mityczny stan osiągany przez tak niewielu w rzeczywistości nie stanowi większego wyzwania jeśli stoi za nim sprawdzony system. Tak jak w przypadku innych sfer produktywnego trybu życia, e-mail również można okiełznać za pomocą kilku prostych trików.

Pracuję zdalnie i głównym kanałem komunikacji z klientami jest e-mail właśnie. Codziennie korzystam z 6 różnych skrzynek pocztowych. Połowa moich adresów jest dostępna publicznie (również dla spamerów).

Mimo to od miesięcy udaje mi się każdy dzień kończyć z pustą skrzynką odbiorczą.

Oto mój sposób na Inbox Zero.

Zrozum, że e-mail nie jest najważniejszy

Chris Sacca, jeden ze znanych inwestorów w USA, trafnie stwierdził kiedyś, że e-mail to lista zadań stworzona dla ciebie przez kogoś innego.

Tymczasem co robi 58% osób zaraz po przebudzeniu? Sprawdza maila.

Jeśli dzień rozpoczynasz od przejrzenia skrzynki pękającej od poleceń, próśb, wymagań i rozkazów – nic dziwnego że twoje własne projekty stoją w miejscu.

Nawet jeśli cały dzień zaplanowałeś poprzedniego wieczoru (zuch!), sprawdzając pocztę odwracasz uwagę od tego co faktycznie miałeś zrobić.

Dlatego staram się nie odpalać poczty rano. Na spokojnie siadam do nowych wiadomości dopiero kiedy najważniejsze zadania znikną z mojej listy to-do.

Ponad rok temu z telefonu usunąłem aplikację do obsługi maila. Świat się nie zawalił, a ja nie sprawdzam smartfona co 30 sekund.

Wypisz się z newsletterów i powiadomień mailowych

Przez pierwsze tygodnie wdrażania nowego sposobu zarządzania mailem sukcesywnie wypisywałem się z każdego newslettera jaki dostawałem. Większość z nich chciała ode mnie pieniędzy, feedbacku, danych osobowych albo danych moich znajomych, zupełnie nic nie oferując w zamian.

Wyjątek stanowiły newslettery, które czytam od deski do deski. Jest ich dosłownie kilka, ale treści w nich zawarte mają ogromną wartość. Cała reszta… Unsubscribe.

Zastanów się również czy potrzebujesz mailowych powiadomień z Facebooka, Instagrama, Twittera i innych serwisów? Czy rzeczywiście informacja, że “Twój znajomy właśnie dodał zdjęcie, ale nie pokażemy ci go dopóki nie klikniesz tutaj.” warta jest Twojej uwagi. Raczej wątpię. Unsubscribe.

Bonus: Istnieją serwisy, które wypiszą cię ze wszystkich newsletterów naraz. Sprawdź Unroll.me (uwaga na prywatność), Cleanbox (Mac), Unsubscribe Gmail (Google Script).

Ogarnij spam. Raz a dobrze.

49% wszystkich maili krążących w Sieci to spam. Kiedy w moim przypadku dzienna liczba niechcianych wiadomości przekroczyła setkę, postanowiłem coś z tym zrobić. Zainstalowałem SpamSieve – filtr spamowy od C-Command.

To było najlepiej wydane $30 w mojej karierze. Problem spamu zniknął z dnia na dzień. SpamSieve “uczy się” wyłapywać niechciane maile z każdą kolejną wiadomością. Dzięki temu dziś jego skuteczność wynosi 99%. Liczba wiadomości w mojej skrzynce zmniejszyła się o 80%.

Od SpamSieve po prostu się uzależniłem. Kiedy mój ulubiony klient pocztowy przy jednej z aktualizacji przez pomyłkę usunął wsparcie dla filtra spamu, nie wytrzymałem nawet kilku dni. Przesiadłem się na inną aplikację, ze wsparciem dla SpamSieve.

Bonus: SpamSieve dostepny jest tylko na Mac OS i tylko dla wybranych klientów poczty. Jeśli używasz komputera z systemem Microsoftu, sprawdź SpamBully – działa z Office 365, Outlookiem, Live Mail, Outlook Express i Windows Mail.

Sprawdzaj maila w określonych godzinach

Już w samym założeniu e-mail przekazuje informacje w sposób asynchroniczny. Nie powinniśmy więc od adresata oczekiwać natychmiastowej reakcji. Analogicznie nikt nie powinien obrazić się, jeśli nie odpiszę od razu.

Długo zajęło mi oswojenie się z faktem, że e-mail nie jest narzędziem do przekazywania pilnych informacji. Gdyby wiadomość była pilna, nadawca zamiast pisać – po prostu zadzwoniłby do mnie (jeśli nie zna mojego numeru to tym bardziej wiadomość od niego nie powinna odrywać mnie od innych zadań).

Dziś sprawdzam maila dwa razy dziennie. Przed południem, po wykonaniu wszystkich najważniejszych zadań. I popołudniu tuż przed końcem dnia pracy. W obu przypadkach czyszczę skrzynkę do zera. Proces (więcej o nim za chwilę) zajmuje mi nie więcej niż 5 minut.

Poza tymi dwiema sesjami w ciągu dnia program pocztowy jest wyłączony. Nie ma żadnych powiadomień, plakietek z liczbą nieprzeczytanych wiadomości, notyfikacji, wibracji i dźwięków.

I co? Nikt nawet nie zauważył.

Moją największą obawą była utrata zaufania klientów. Byłem przekonany, że jeśli przestanę odpowiadać natychmiast, moi klienci rozwiążą umowy, a ja zostanę bez środków do życia. Ot, zachciało się pustej skrzynki to masz.

Tymczasem żaden z klientów nigdy się nie poskarżył. Mam wrażenie, że większość z nich nawet nie zauważyła zmiany. Ja za to mocno odczułem jej pozytywny wpływ.

Bonus: Jeśli nie dasz rady ograniczyć się jedynie do dwóch sesji dziennie, wyznacz sobie godziny, w których maila NIE sprawdzasz. 2-3 godziny pracy bez powiadomień o nowej wiadomości pomoże ci się skupić na czymś ważniejszym.

Zastosuj regułę “touch once”

Jeśli celem jest minimalizm, produktywność i czysta skrzynka – nie można nad każdym mailem rozwodzić się godzinami. Dlatego każdą wiadomość w skrzynce odbiorczej otwieram tylko raz. Decyzja co zrobić z mailem powinna być podjęta natychmiast. W moim przypadku możliwości są następujące:

1. Odpisz natychmiast – tylko jeśli zajmie to nie więcej niż kilkadziesiąt sekund. Możliwe, że brak mojej odpowiedzi blokuje postęp przy jakimś projekcie, a tego nie chcę. Po wysłaniu, wiadomość archiwizuję.
2. Odpisz później – jeśli odpowiedź wymaga dłuższego zastanowienia i nie blokuje niczyjej pracy, przypinam jej odpowiednią etykietę / flagę i archiwizuję. Do takich “niepilnych” wiadomości wracam w weekend (o tym później).
3. Przeczytaj później – tu trafiają artykuły przesyłane przez twórców, których obserwuję. Przypinam etykietę i archiwizuję.
4. Paragon – wszystkie maile z potwierdzeniem płatności, fakturami i paragonami również dostają odpowiednią etykietę i od razu są archiwizowane. Tu trafiają także potwierdzenia złożonych zamówień w sklepach internetowych.
5. Zapłać – rachunki do zapłacenia i przypomnienia o nich. Odpowiednia flaga, i do archiwum. Do tych maili również wrócę później.
6. Usuń – wszystko to czym zupełnie nie powinienem zaprzątać sobie głowy po prostu usuwam, pamiętając jednak aby wcześniej odsubskrybować nadawcę.

Dzięki uporządkowaniu wiadomości w ten sposób skrzynka pozostaje pusta, a wszystkie “niepilne” maile gotowe są na cotygodniowy przegląd.

Przeglądaj archiwum raz w tygodniu

Wszystkie te oflagowane maile trafiły do archiwum i tam czekają na swoją kolej. W sobotę przed południem spędzam około godziny czytając i odpisując na maile oflagowane “Przeczytaj później” i “Odpisz później”.

Jeśli więc dostałem od ciebie maila, bardzo prawdopodobne, że odpowiedź przyjdzie właśnie w weekend.

Sprawdzam rachunki i opłacam wszystkie nowe faktury z maili oflagowanych “Zapłać”. Ponieważ robię to w każdy weekend, rzadko zalegam z jakimikolwiek opłatami. Faktury i potwierdzenia płatności przeglądam i jeśli nie ma tam nic ciekawego, usuwam.

Raz w tygodniu, przez 60 minut zajmuję się tylko pocztą. Przed zmianami e-mail kradł mi ponad godzinę każdego dnia.

Automatyzuj

Gdybym każdą nowo otrzymaną wiadomość miał sprawdzać ręcznie, nie zaoszczędziłbym wiele czasu. Z pomocą przychodzą reguły dostępne w większości aplikacji pocztowych.

Dzięki automatyzacji paragony i rachunki zupełnie omijają skrzynkę odbiorczą. To nie są pilne sprawy. O tym, że Play wystawił mi kolejną fakturę nie muszę wiedzieć już, teraz! Nie chcę, aby taka bzdura przeszkodziła mi w pracy.

Wszystkie maile, które dostaję od Was również omijają inbox i z automatu trafiają do folderu “Odpisz później”. Odpisuję wszystkim, ale nie w godzinach pracy.

Newslettery nie pojawiają się w skrzynce odbiorczej, a lądują prosto w zakładce “Przeczytaj później” i tam grzecznie czekają na sobotnią sesję.

Tak naprawdę, do skrzynki wpadają jedynie wiadomości od klientów oraz tickety supportowe z Tookapic, czyli zaledwie 20% wszystkich maili jakie dostaję.

Bonus: Tutaj informacje o tym jak stworzyć własne reguły w Gmail. Jeśli używasz Mail.app na Maku, informacje o regułach znajdziesz tutaj.

Pisz dłuższe maile

Sporo ludzi traktuje pocztę jak stół do ping ponga. Odbijają krótkie wiadomości kilka, kilkanaście razy dziennie. Czasem są to pojedyncze zdania, często zakończone znakiem zapytania. Zapominamy, że e-mail to nie SMS.

Jeśli chcesz poprawić skuteczność swoich maili a przy tym ograniczyć liczbę nie tylko wysyłanych ale i otrzymywanych maili musisz zacząć pisać dłuższe wiadomości. Wiadomości, które nie pozostawiają niedomówień ani miejsca na domysły.

Cal Newport w swojej książce “Praca głęboka” opisuje jak proste zmiany w strukturze jego maili pomogły mu zapanować nad pocztą. Według Newporta, skuteczny e-mail powinien zawierać:

• Cel wiadomości i całego wątku – jaki efekt ma przynieść ta komunikacja? Być może chcesz się umówić ze znajomym na kawę? A może podpisać umowę z klientem?
• Listę opcji – jak wygląda proces dojścia do celu? Co musi zrobić adresat aby jak najszybciej zakończyć wątek osiągając jednocześnie to co założyliście.

Poniżej przykład prosto od autora. Powiedzmy, że dostajesz maila:

Masz ochotę spotkać się na kawę w najbliższym czasie?

Zamiast odpisywać: “Jasne, kiedy ci pasuje?”, spróbuj:

Brzmi super. Proponuję spotkać się w kawiarni X. Poniżej znajdziesz listę terminów, które mi pasują w ciągu najbliższych dwóch tygodni. Jeśli któryś z nich pasuje również Tobie – daj znać. Twoją odpowiedź uznam za potwierdzenie spotkania. Jeśli żaden z terminów ci nie odpowiada, zadzwoń do mnie we wtorek lub piątek między 12:30 a 13:30 a znajdziemy inny termin.

Jak myślisz, która odpowiedź wygeneruje więcej konkretów, a która rozpocznie lawinę niepotrzebnych wiadomości?

Ten system działa i doskonale sprawdza się u mnie od dawna. Przed jego wprowadzeniem dziennie “obsługiwałem” ok. 120 wiadomości co mniej więcej odpowiada światowej średniej. Dziś ta liczba spadła poniżej 10.

Według statystyk nad każdym mailem spędzamy średnio 1 minutę. Oszczędności są więc całkiem spore.

Co zrobić, jeśli toniesz w mailach?

Jeśli twoja skrzynka odbiorcza zawiera 8.249.001 nieprzeczytanych wiadomości w żaden sposób nieposortowanych – nie oszukujmy się – jesteś w dupie.

Rozwiązanie jest brutalne ale skuteczne. Stwórz folder “Stare wiadomości” i przenieś tam całą zawartość skrzynki odbiorczej. Jeśli będziesz ich potrzebować – wciąż tam będą. Śmiem jednak wątpić że zatęsknisz za nieodebranym powiadomieniem o wysłaniu paczki z 2016 roku.

Zacznij od pustej skrzynki i po kolei wdrażaj opisane przeze mnie wskazówki. A jeśli podczas sobotniej sesji przeglądania poczty masz ochotę przeczytać wiadomość ode mnie – podaj swój email poniżej.