Jak mniej pracować i więcej spać

W 2018 roku postanowiłem dokładnie sprawdzić jak spędzam swój czas. Wnioski były zaskakujące.

Czas to najważniejszy, najbardziej ulotny i jedyny nieodnawialny zasób jakim dysponujemy. Pieniędzy zawsze można zarobić więcej, zdrowie przy odrobinie szczęścia można odzyskać.

Czasu, który upłynął odzyskać się nie da.

Mierzymy właściwie wszystko. Ilość pochłoniętych i spalonych kalorii, przebytych kilometrów, zrzuconych kilogramów, zarobionych i wydanych pieniędzy. A co z czasem? Masz oczywiście zegarek, choćby ten w telefonie. Ale czy zdajesz sobie sprawę jak ten czas faktycznie spędzasz?

8 godzin w pracy, 7 godzin w łóżku… czy aby na pewno? Zastanów się czy siedząc w biurze rzeczywiście pracujesz? Czy po powrocie do domu rzeczywiście jesteś? Może zdarzają się wieczory, kiedy masz wrażenie, że cały dzień po prostu minął nie wiadomo na czym?

Jeśli nie mierzysz swojego czasu, to Twoje wyobrażenie na temat tego jak go spędzasz jest błędne. Po przeprowadzeniu eksperymentu, który tu opiszę byłem zaskoczony tym jak ja spędzam swój czas.

Zaskoczeni są wszyscy, włączając w to tzw. ludzi sukcesu i menedżerów na wysokim szczeblu, o czym w swoich książkach pisze ekspert od zarządzania Peter F. Drucker.


Po co mierzyć czas?

Wszyscy mamy w dobie 24 godziny. Jak to jest, że jednym udaje się tam upchnąć tak dużo, a mi i być może Tobie ledwo starcza czasu na wykonanie planu minimum? Na dodatek się nie wysypiam.

Aby wygenerować dodatkową godzinę na przykład na sen trzeba oczywiście zrezygnować z 60 minut czegoś innego. Tylko z czego?

Poprawki na ślepo do niczego nie doprowadzą. Aby cokolwiek zoptymalizować trzeba to najpierw dokładnie zmierzyć. Potrzebujesz liczb i statystyk, które wyraźnie wskażą gdzie i w jaki sposób możesz swoim czasem zarządzać lepiej.

W grudniu 2017 postanowiłem przeprowadzić eksperyment. Za cel obrałem sobie śledzenie każdej minuty w 2018 roku. I wbrew obawom nie było to wcale takie trudne.

Wśród czytających ten tekst znajdzie się wielu sceptyków, którzy będą przekonani, że sposób, który tu opisuję nadaje się tylko dla wąskiej grupy.

Otóż nie ma znaczenia czy pracujesz na etacie, masz rodzinę, dzieci czy jesteś singlem, studentem, który dorabia sobie jako freelancer. Każdy jest w stanie zoptymalizować czas na tyle aby starczyło go na wszystko odzyskać choćby godzinę każdego dnia. Trzeba go po prostu dokładnie zmierzyć.

Wystarczą dwa tygodnie

Aby nakreślić sobie dość szczegółowy obraz tego jak spędzasz swój czas, nie musisz skrupulatnie notować każdej minuty przez cały rok. Dwa tygodnie na początek w zupełności wystarczą.

Aby osiągnąć miarodajne wyniki, przez te kilka dni jednak trzeba się faktycznie do eksperymentu przyłożyć. Oszustwa czy nawet naginanie rzeczywistości zupełnie przekreślają sens. Jeśli spędziłeś 4 godziny na Facebooku, zapisz dokładnie to. Nie udawaj, że były to tylko 2 godziny.


Narzędzia do śledzenia czasu

Korzystam z aplikacji specjalnie do tego przeznaczonych ale równie dobrze można to robić przy pomocy arkusza kalkulacyjnego czy nawet kartki papieru.

Aplikacje, których używam

timetrack.io to idealny time-tracker. Aplikacja jest bardzo łatwa w obsłudze. Program nie jest wcale tak upierdliwy jak się niektórym wydaje. Jasne – przy każdej zmianie aktywności trzeba przełączyć ją w aplikacji, ale szybko wchodzi to w nawyk.

Aplikacja nadaje się zarówno do prostego mierzenia czasu jak i do generowania zaawansowanych raportów.

Qbserve to tracker działający w tle na Mac OS. Aplikacja z kategorii set and forget. Raz uruchomiona będzie na bieżąco śledzić na czym spędzasz czas.

Raz w tygodniu przeglądam aplikacje i strony, których Qbserve nie ma w bazie i przypisuję im kategorie oraz wpływ jaki ma na moją produktywność. Dzięki temu dostaję w miarę jasny obraz tego jak spędzam swój czas przed komputerem.

Dla Qbserve dostępne są alternatywy takie jak RescueTime czy Timing.app. Qbserve wybrałem ze względu na prostotę użytkowania i model biznesowy oparty nie o subskrypcję a jednorazową płatność.

Zamiast aplikacji?

Do efektywnego zmierzenia czasu wcale nie jest potrzebna płatna aplikacja. Szczególnie jeśli nie planujesz mierzyć czasu przez rok – tak jak ja – a jedynie przez dwa tygodnie aby wykreować sobie ogólny obraz swojego dnia. Do tego wystarczą analogowe trackery, które szybko możesz rozrysować sobie na kartce papieru.

96 blocks

Jednym z popularniejszych rozwiązań jest podzielenie doby na 96 piętnastominutowych bloków. Każdy blok w ciągu dnia oznacza się odpowiednią kategorią lub kolorem.

Koło produktywności

Mniej dokładnym ale jeszcze prostszym rozwiązaniem jest koło podzielone na zaledwie 24 części. Każdą część należy wypełnić odpowiednim kolorem danej kategorii.

To dobry sposób na początek, ale spektakularnych efektów bym się tutaj nie spodziewał, bo najwięcej czasu umyka w kilkuminutowych dziurach.

Timelog

To arkusz, w którym wpisuje się godzinę rozpoczęcia i zakończenia danej aktywności, oraz jego kategorię. Jego zaletą jest dokładność co do minuty. Sposób mniej atrakcyjny wizualnie ale zdecydowanie najdokładniejszy.

To analogowa wersja tego co robi wspomniany timetrack.io.


Jak znaleźć czas na wszystko?

Już po kilku dniach eksperymentu musiałem przyznać przed samym sobą, że do tej pory nie miałem bladego pojęcia o tym jak swój czas spędzam.

Bolało.

Okazało się, że potężne pokłady czasu po prostu marnuję. Eksperyment pomógł mi ten czas odzyskać bo pokazał, w których momentach minuty przeciekały mi przez palce. To były niewinne, krótkie dziury. 15 minut tam, 10 tam… to wszystko jednak składało się na kilka godzin zmarnowanego czasu każdego dnia.

Poniżej wyniki optymalizacji mojego dnia.

Pracuję mniej

Pracuję głównie jako designer. Projektuję interfejsy dla aplikacji internetowych i mobilnych. Tymczasem okazało się, że projektowanie to zaledwie ułamek czasu spędzanego w pracy. Jako freelancer większość czasu spędzałem na sprawach administracyjnych i spotkaniach.

Efekty optymalizacji czasu w pracy.

Dzięki śledzeniu każdej minuty dowiedziałem się, które ze służbowych zajęć są najmniej produktywne. Ograniczyłem je do minimum. Zacząłem też lepiej planować każdy dzień i optymalizować przerwy. Efekt? Zwiększyłem swoje dochody obniżając tym samym czas pracy. Czy to nie jest spełnienie marzeń? Pracować mniej i zarabiać więcej?

Mniej czasu spędzam w internecie

Zdarzały się miesiące kiedy czas spędzony na Facebooku i innych mediach społecznościowych przebijał setkę godzin w miesiącu. Po optymalizacji odzyskałem więc blisko 3 godziny każdego dnia.

Ograniczyłem czas spędzany w Sieci.

Wyłączyłem wszystkie notyfikacje, a z telefonu usunąłem aplikacje social media. Nic strasznego mi się nie stało. Znajomi o mnie nie zapomnieli. Odzyskałem po prostu całą masę czasu.

Ograniczyłem dojazdy do biura

Mimo, że jestem freelancerem, dużo czasu spędzałem dojeżdżając do biura. Zacząłem więc częściej pracować w domu.

Mniej czasu spędzam na dojazdach.

Zaoszczędziłem ok. 90 minut każdego dnia. Nie był to jednak zupełnie udany eksperyment. Okazało się, że łatwo jest zwariować spędzając całe tygodnie w domu. Półtorej godziny zaoszczędzonego czasu nie jest warte podłamanego zdrowia psychicznego.

W 2019 staram się częściej pracować poza domem.

Czas z rodziną pozostał bez zmian

Po przeanalizowaniu czasu spędzanego z najbliższymi okazało się, że wbrew moim obawom nie było źle.

Z czasu spędzanego z rodziną byłem zadowolony, więc tu nie ma zmian.

Zamiast spędzać z żoną i synem więcej czasu, postanowiłem poprawić jego jakość. Dzięki pozbyciu się z telefonu Facebooka i innych aplikacji społecznościowych znacznie łatwiej jest być obecnym.

Znalazłem czas na czytanie

W tym momencie oszczędności sięgały już kilku godzin dziennie. Bez problemu znalazłem więc czas na czytanie książek, pisanie i pracę nad własnymi projektami.

W 2018 zainwestowałem sporo we własny rozwój.

Okazało się, że mój projekt 365 nie zajmuje niewiadomo ile czasu. Na prowadzenie foto-dziennika potrzebuję zaledwie 1-3 godzin w tygodniu.

Pojawił się czas na zdrowy tryb życia

Do tej pory nie byłem osobą, która do stanu zdrowia przywiązuje dużą wagę. Powodem tego był oczywiście brak czasu i wieczne zabieganie. Klasyczna wymówka.

Wreszcie zacząłem dbać o zdrowie.

Wszystko zmieniło się, kiedy zacząłem wstawać wcześniej niż zwykle. Znalazłem ponad godzinę dziennie zarówno na ćwiczenia fizyczne jak i przygotowanie zdrowego śniadania.

Dłużej śpię

Uwielbiam spać. Gdyby ktoś zaproponował mi grubą imprezę lub 2-3 dodatkowe godziny snu, bez wahania wybrałbym drugą opcję.

Tak naprawdę chciałem po prostu więcej spać.

Mimo codziennej pobudki o 5:15, śpię dłużej i jest to sen dużo lepszej jakości. Tak, chodzę spać przed 22:00, ale po przeanalizowaniu swojego typowego dnia wiem, że po tej godzinie i tak nie robiłem nic ciekawego.


Twoja kolej

Już sam fakt prowadzenia notatek wpłynie na to jak spędzasz swój czas. Po pierwszym tygodniu przejrzyj wyniki. Jeśli nie używasz aplikacji, dobrym pomysłem jest wprowadzenie danych do arkusza kalkulacyjnego i wygenerowanie kilku wykresów.

Daj sobie chwilę na otrząśnięcie się z szoku. Kto by się spodziewał, że spędzasz tyle czasu pod prysznicem…

Teraz bez problemu znajdziesz obszar, w którym poprawa jest konieczna. Jeśli Twoje wyniki są bardzo złe, pamiętaj że najlepiej jest zacząć powoli.

Być może w Twoim przypadku wystarczy znaleźć inną, szybszą drogę do biura? Może odkryjesz, że po 21:00 nie robisz już nic produktywnego? Może okaże się, że godzinę dziennie przesiadujesz w toalecie? Wnioski mogą być zaskakujące.

Powtarzaj eksperyment regularnie i wprowadzaj zmiany w swoim dniu. Po kilku takich sesjach zaczniesz zauważać, że czasu w dobie jest wystarczająco dużo na wszystko.